Aviso de protección de datos

Deutsche Bureau AG se toma muy en serio la protección de los datos personales de sus clientes y empleados. Esta declaración de protección de datos explica qué datos personales recopilamos de usted cuando utiliza nuestro canal de denuncia interno de acuerdo con los §§ 12 y siguientes de la Ley de Protección de Denunciantes (Hinweisgeberschutzgesetz) y cómo los utilizamos. Garantizamos el cumplimiento de la normativa de protección de datos aplicable mediante las medidas técnicas y organizativas adecuadas.

Parte responsable y responsable de protección de datos

El responsable del tratamiento de datos personales es

Deutsche Bureau AG

Friedrichstraße 171 10117 Berlín, Alemania

Puede ponerse en contacto con el responsable de protección de datos de la empresa en la dirección dataprivacy@secretaria.es

El canal de denuncia interno «EQS Integrity Line» (en lo sucesivo, el sistema de denuncia de irregularidades, «WBS») es proporcionado en nuestro nombre por eGroup Holding GmbH, que pertenece a nuestro grupo de empresas, con quien hemos celebrado un acuerdo de procesamiento de datos correspondiente. Esta empresa, a su vez, ha encargado a EQS Group AG la implementación técnica del canal de denuncia. La información sobre la seguridad de los datos de esta empresa se puede encontrar aquí.

Categorías de datos personales y finalidad del tratamiento

El propósito del WBS es facilitar la recepción y el procesamiento de informes presentados de forma segura y confidencial por nuestros empleados y partes externas en relación con la conducta de los empleados que sea ilegal o que viole el propósito o la intención de la legislación.

Las siguientes categorías de sus datos personales pueden ser recopiladas y posteriormente procesadas por nosotros a través del WBS:

su nombre y apellidos, cargo, lugar de trabajo y datos de contacto profesionales (a menos que el informe se haga de forma anónima) y/o los datos correspondientes de los empleados afectados por su informe,
el hecho de que haya utilizado nuestro WBS para realizar un informe
el comportamiento denunciado de los empleados afectados,
otras categorías (posiblemente especiales) de datos personales, en la medida en que se introduzcan en el WBS en el curso de la denuncia o en el procedimiento de investigación posterior,
registros comerciales como registros de rendimiento, informes de gastos de viaje, diarios de a bordo, facturas y documentos similares, que también pueden contener datos personales, en la medida en que sean necesarios para aclarar los hechos denunciados,
información sobre la conducta al utilizar los sistemas de comunicación de la empresa, como metadatos, datos de protocolo o el contenido de los correos electrónicos de la empresa, en la medida en que sean necesarios para aclarar los hechos denunciados.

Procesamos los datos personales mencionados anteriormente en particular para los siguientes fines:

Comprobar si la información que se nos ha proporcionado parece verosímil e indica una violación de las leyes u otros requisitos legalmente vinculantes o un incumplimiento de las obligaciones del contrato de trabajo,
si es necesario, aclarar los hechos denunciados con respecto a posibles violaciones de las leyes u otros requisitos legalmente vinculantes o incumplimientos de las obligaciones del contrato de trabajo,
si es necesario, aclaraciones adicionales con el fin de exonerar a los empleados que han sido sospechosos erróneamente,
si es necesario, para evitar desventajas económicas y de otro tipo y para hacer valer o hacer cumplir los derechos de nuestra empresa, y
si es necesario, para cumplir con cualquiera de las obligaciones de nuestra empresa de cooperar en el contexto de las investigaciones de las fuerzas del orden u otras autoridades.

Base jurídica del tratamiento

Como empresa, debemos garantizar el cumplimiento de todas las leyes y otros requisitos legales que sean relevantes para nuestras operaciones comerciales. Estos incluyen, en particular, las disposiciones de la legislación comercial y fiscal, la legislación sobre delitos penales y administrativos, la legislación laboral y la legislación antimonopolio, así como la legislación sobre protección de datos. Además, existen disposiciones legales integrales de países fuera de la UE en los que opera nuestra empresa. Si no cumplimos adecuadamente con estas obligaciones legales, nuestra empresa puede enfrentarse a importantes desventajas, como multas, reclamaciones por daños y perjuicios, la retirada de los permisos necesarios y, por último, pero no menos importante, daños a la reputación y la pérdida de relaciones comerciales.

La base legal para el tratamiento de sus datos personales es el artículo 6 (1) punto c del RGPD junto con el Art. 17 Directiva (UE) 2019/1937 («Directiva de denuncia de irregularidades de la UE») y cualquier disposición nacional que aplique la Directiva de denuncia de irregularidades de la UE. Estamos legalmente obligados a proporcionar un sistema de denuncia de irregularidades en virtud de la Directiva de denuncia de irregularidades y las disposiciones nacionales que la aplican.

Además, el tratamiento de sus datos personales en el WBS se lleva a cabo sobre la base legal de nuestro interés legítimo de conformidad con el artículo 6, apartado 1, frase 1, letra f) del RGPD, junto con todas las normativas nacionales aplicables para la prevención y detección de delitos penales, incumplimientos de obligaciones y otras infracciones, así como nuestro interés legítimo en la consiguiente prevención de daños y riesgos de responsabilidad para nuestra empresa. Tenemos un interés legítimo en el tratamiento de datos personales con el fin de prevenir y detectar infracciones dentro de la empresa, verificar la legalidad de los procesos internos y mantener la integridad de la empresa.

En la medida en que se introduzcan en el WBS categorías especiales de datos personales, como información sobre el origen racial o étnico, opiniones políticas, creencias religiosas o ideológicas, o afiliación sindical, datos de salud o datos sobre la vida sexual u orientación sexual, en el contexto de los informes o en el procedimiento de investigación posterior, los trataremos sobre la base jurídica del artículo 9, apartado 2, letra b) del RGPD, junto con Art. 9, párr. 2, letra f) del RGPD y normativa nacional aplicable.

Implementación técnica y seguridad de sus datos

El WBS incluye una opción para la comunicación anónima a través de una conexión cifrada. Si utiliza esta opción, su dirección IP y su ubicación actual no se almacenarán en ningún momento. Después de enviar un informe, recibirá datos de acceso para acceder a la bandeja de entrada del WBS para que pueda seguir comunicándose con nosotros de forma protegida.

Los datos que proporcione se almacenarán en una base de datos especialmente segura de EQS Group dentro de la Unión Europea. Todos los datos almacenados en la base de datos están encriptados utilizando los métodos más recientes. El acceso a los datos está estrictamente limitado a los gestores de casos designados. Ninguna otra parte, incluido EQS Group, tiene la clave para descifrar y hacer legibles estos datos.

Divulgación de datos personales

Los datos personales recopilados y procesados a través del WBS pueden transmitirse a los siguientes destinatarios:

eGroup Holding GmbH (véase más arriba en «Parte responsable y responsable de protección de datos»). En el curso del procesamiento de informes dentro del WBS, puede ser necesario transferir los datos personales procesados a otras empresas del grupo si también o exclusivamente se ven afectadas por los hechos denunciados. Todas las personas autorizadas a inspeccionar los datos están expresamente obligadas a mantener la confidencialidad.
EQS Group, el proveedor de servicios técnicos de eGroup Holding GmbH, actúa como encargado del tratamiento en virtud de un contrato de tratamiento de conformidad con el artículo 28, apartado 3, del RGPD. Puede tener acceso a sus datos cifrados (no en forma legible) como parte de los trabajos de mantenimiento.
Si la investigación del informe lleva a la conclusión de que se ha producido una infracción, los datos personales del acusado o, en el caso de informes no anónimos, también del denunciante, podrán transmitirse a las autoridades policiales o judiciales, así como a los abogados o consultores que hayamos contratado.
En la medida en que sea necesario para la afirmación y ejecución de las reclamaciones de nuestra empresa y no existan intereses de las partes implicadas que requieran protección, los datos personales también podrán transmitirse a las partes contrarias o a las aseguradoras.

Las empresas de nuestro grupo, a las que se pueden transmitir sus datos personales desde el WBS de acuerdo con los principios descritos anteriormente, están ubicadas en Alemania y en parte en otros países europeos y no europeos. En países no europeos, el nivel de protección de datos puede no cumplir con el nivel de protección de datos del RGPD, que también se aplica a usted en la Unión Europea. En este caso, garantizamos la protección de los datos personales en el país receptor mediante garantías adecuadas, por ejemplo, mediante las denominadas cláusulas contractuales tipo de la Unión Europea de conformidad con el artículo 46, apartado 2, letra c) del RGPD.

En la medida en que sea necesario y legalmente permisible transferir sus datos personales a un tribunal o autoridad de un país no europeo sin un nivel adecuado de protección de datos para hacer valer, ejercer o defender reclamaciones legales de nuestra empresa, esto puede hacerse sobre la base del Art. 49 (1) frase 1 e) del RGPD, sin necesidad de medidas adicionales para garantizar un nivel adecuado de protección de datos.

En ciertos casos, estamos obligados por la ley de protección de datos a informar a la(s) persona(s) nombrada(s) en su informe de las acusaciones en su contra. Esto es requerido por la ley si, por ejemplo, se determina objetivamente que proporcionar información a esa(s) persona(s) ya no puede influir en la resolución del asunto denunciado. Si no ha presentado su informe de forma anónima, no revelaremos su identidad como denunciante, en la medida en que lo permita la ley, y también nos aseguraremos de que no se puedan sacar otras conclusiones sobre su identidad. Tenga en cuenta que si crea a sabiendas un informe falso con la intención de desacreditar a otra persona, es posible que nos veamos obligados a revelar su identidad a esa persona.

Para obtener más información sobre los destinatarios de sus datos personales y las medidas de seguridad, póngase en contacto con nosotros en la dirección de correo electrónico anterior. Sus datos personales solo se compartirán con los destinatarios mencionados anteriormente si es necesario y legalmente permitido.

De lo contrario, sus datos personales solo se transmitirán a terceros (fuera de nuestra empresa) si es necesario para llevar a cabo la actividad, por ejemplo, a empresas de auditoría externas para realizar una auditoría. En este caso, también, los datos se transmiten y procesan siempre con un fin específico y sobre una base legal. Podemos transmitir sus datos personales a proveedores de servicios externos (proveedores de servicios de TI para mantenimiento y soporte remotos, etc.) como parte de una operación de procesamiento que está sujeta a instrucciones.

Período de almacenamiento

Los datos personales almacenados en el WBS se suelen eliminar en un plazo de dos meses tras la conclusión de la investigación correspondiente, a menos que deban seguir procesándose para otros fines, por ejemplo, para cumplir con obligaciones de conservación o para ejercer, hacer valer o defender reclamaciones legales.

Sus derechos

En relación con el tratamiento de sus datos personales por nuestra parte, puede ponerse en contacto con nosotros por escrito en la dirección anterior o por correo electrónico en la dirección de correo electrónico anterior para ejercer sus siguientes derechos:

Tiene derecho a solicitar información sobre el tratamiento de sus datos personales de acuerdo con las disposiciones legales pertinentes. En este contexto, también tiene derecho a recibir una copia de los datos personales que se están procesando (art. 15 del RGPD).
Tiene derecho a solicitar la rectificación de los datos personales inexactos que le conciernen o a solicitar que se completen los datos personales incompletos que le conciernen sin demora indebida, de conformidad con las disposiciones legales pertinentes (art. 16 del RGPD).
También tiene derecho a solicitar la eliminación inmediata de los datos personales que le conciernen, siempre que estos datos ya no sean necesarios para el cumplimiento de la finalidad para la que fueron recogidos o exista otro motivo para la eliminación y la eliminación no entre en conflicto con ningún obstáculo, como los períodos de retención legales. (Art. 17 del RGPD).
Tiene derecho a solicitar la restricción del tratamiento de sus datos personales de acuerdo con las disposiciones legales respectivas (art. 18 del RGPD).
Estamos obligados a informar a todos los destinatarios a los que se hayan comunicado sus datos de cualquier corrección o eliminación de sus datos o de cualquier restricción en el procesamiento. Esto no se aplica solo si resulta imposible o implica un esfuerzo desproporcionado. Tiene derecho a que le informemos sobre estos destinatarios (Art. 19 del RGPD).
Si sus datos personales se procesan sobre la base de intereses legítimos de conformidad con el artículo 6 (1) (1) (f) del RGPD, usted tiene derecho a oponerse al procesamiento de sus datos personales de conformidad con el artículo 21 (1) del RGPD si existen razones para hacerlo que surjan de su situación particular. La objeción puede hacerse sin observar ninguna forma.
Si presenta una objeción, dejaremos de procesar los datos personales que le conciernen, a menos que podamos demostrar motivos legítimos convincentes para el procesamiento que anulen sus intereses, derechos y libertades, o que el procesamiento sirva para hacer valer, ejercer o defender reclamaciones legales.
Por último, tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad reguladora de su elección, en particular en el Estado miembro de la UE en el que resida, en su lugar de trabajo o en el lugar de la presunta infracción, si considera que el tratamiento de sus datos personales por nuestra parte infringe la ley. Esto se aplica sin perjuicio de cualquier otro recurso administrativo o judicial que pueda estar a su disposición.

(Art. 77 del RGPD). Empleados de la empresa. Los empleados de la empresa pueden encontrar más información sobre el tratamiento de sus datos personales en nuestras directrices de protección de datos para empleados. (Art. 77 del RGPD).

Empleados de la empresa

Los empleados de la empresa pueden encontrar más información sobre cómo se tratan sus datos personales en nuestras directrices de protección de datos para empleados.