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Organización del tiempo y uso de la agenda

 

Organizar el tiempo, tanto laboral como personal, a veces parece ser una tarea monumental. Conseguir organizar nuestras tareas y compromisos de forma práctica nos ayudará a optimizar el tiempo y a cumplir con todo lo que nos hemos fijado. Aquí algunos consejos para organizar bien nuestra agenda.

Cada inicio de mes muchas personas experimentan un sentimiento de ansiedad y preocupación por todas las tareas por cumplir y por los compromisos de ese mes. Esto es debido a la sensación de no disponer del tiempo suficiente para poder llevar a cabo todo lo que nos hemos fijado para ese mes o de no conseguir organizar el tiempo efectiva y pragmáticamente. Saber administrar el propio tiempo es una tarea difícil para todo el mundo, sobre todo porque la mayoría de las veces aparecen de repente nuevos compromisos y tareas y, nos obligan a revolucionar nuestra planificación. Para poder organizar de forma efectiva nuestros compromisos y conseguir así utilizar el tiempo disponible de forma eficaz, es necesario tener la costumbre de utilizar una herramienta que nos ayude a tener una visión clara de lo que tenemos que hacer y repartirlo a lo largo del tiempo.

Un calendario, una hoja en blanco o una agenda, tanto de papel como electrónica, son herramientas fundamentales para poder planear y organizar de la mejor manera posible lo que necesitamos hacer.

La agenda: un válido aliado para no olvidarse de nada

¿Cuántas veces nos ha pasado que nos hemos olvidado de acudir a una reunión o a una cita anteriormente programada solo por no haberlo apuntado en nuestra agenda?

La agenda física, la clásica agenda de papel, o la agenda electrónica (existen varias aplicaciones gratuitas disponibles para móviles y para ordenadores) es un válido aliado con el que podemos contar para que no se nos escape nada. Para poder tener bajo control nuestros compromisos y poder administrar nuestro tiempo es imprescindible disponer de una, aunque poseer una agenda no basta para evitar que se nos escapen cosas. Es necesario tener la costumbre de ir apuntando todos los compromisos, reuniones, eventos, talleres, etc que vayan presentándose a lo largo de nuestra rutina, en nuestra agenda. Además, para quien no tiene la costumbre de ir revisando la agenda a diario, puede ser útil activar recordatorios en el teléfono o en el calendario electrónico.

¿Cómo organizar nuestra agenda?

Para que nuestra agenda esté siempre actualizada y se convierta así en una herramienta verdaderamente eficaz es preciso tener el hábito de:

  • Al principio de cada año anotar las fechas importantes y que ocurren cada año, como cumpleaños y aniversarios, vacaciones ya establecidas, celebraciones, etc.
  • Al principio de cada mes añadir los compromisos fijos como deporte y actividades de ocio rutinarias que se repiten cada semana y las cosas ya establecidas en los días anteriores.

Una vez preparado el esqueleto de nuestra rutina es importante tener la agenda siempre a mano para anotar en el momento las nuevas citas, reuniones y compromisos que vayan saliendo durante el día. La tarea real es la de estar siempre acompañados por nuestra agenda y tener la costumbre de apuntar cualquier cosa que necesite ser recordada.

Agendas electrónicas y Google Calendar

Estar acompañado siempre por la agenda de papel a veces es incómodo, por el peso o el tamaño de la misma. Para quien prefiere olvidarse del papel y de llevar siempre consigo la agenda, una alternativa es la agenda electrónica o las aplicaciones para Smartphones. Google Calendar se ha convertido en una de las aplicaciones más utilizadas para anotar compromisos y organizar los días de trabajo, de ocio y el tiempo libre. La fortaleza de Google Calendar es la de desempeñar tres funciones (calendario, agenda, secretariado), la de tener una versión para móvil y una para ordenador y la de ofrecer la posibilidad de tener una lista de tareas por hacer, herramienta muy útil a la hora de planificar nuestro tiempo.

Utilizar una aplicación simplifica mucho la gestión de la agenda porque dispone de funcionalidades útiles como recordatorios y notificaciones, teniendo así la tranquilidad de que vamos a recibir avisos previos para no olvidar los futuros compromisos ni llegar tarde a las citas. Organizar el tiempo y tener presente todo lo que debemos hacer será siempre una tarea estresante, pero podemos convertirla en algo menos complicado recurriendo a la agenda. De este modo iremos planificando nuestros compromisos y activando recordatorios que nos avisen con antelación.

 

 

 

 

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